¿Qué componentes tiene la cultura organizacional?

Básicamente al hablar sobre cultura organizacional se hace referencia al conjunto de actitudes, experiencias, creencias y valores que se practican en el entorno laboral. Hoy queremos enlistar una serie de los componentes principales y explicar a qué corresponde cada uno de éstos.

Valores:

Son los principios y fundamentos que determinan la conducta de los colaboradores de una empresa, la cual se basa en aspectos como: el trato entre miembros del equipo, modelos de atención al cliente, procedimientos con proveedores. Es un estilo de vida que la empresa adopta con la cual deben identificarse los colaboradores y con el que la empresa quiere mostrarse ante sus clientes.

Visión:

Aquí se define el rumbo al cual se quiere perfilar la empresa a largo plazo, la cual debe materializarse a través de acciones específicas. Deben considerarse aspectos como las nuevas tecnologías, las necesidades, superar las expectativas y condiciones de cambio que se dan en el mercado, sin importar el giro del negocio. Dicho de otra forma la visión define la situación futura de la empresa, hacia dónde quiere llegar.

Misión:

Esta es la razón de existencia de la empresa, el propósito por el cual se ha creado, define aspectos como, qué pretende cumplir en el entorno donde actúa, qué pretende hacer y para quién lo va a hacer. Es la actividad principal de la empresa, su papel en el mercado donde opera, se completa esta definición con la ventaja de competitividad y al público al cuál se dirige.

Código de conducta:

Normas:

Cada empresa establece una serie de normas sobre el comportamiento, acciones que pueden realizarse y otras que deben evitarse, lo que se busca es mantener un estándar para factores como trato, atención al cliente, vestimenta, seguridad dentro del edificio, entrega y recepción de documentos, entre otras. Se crean con el fin de prevenir inconvenientes y garantizar estabilidad y seguridad para la empresa y colaboradores.

Sanciones:

Como resultado del incumplimiento de una norma, debe existir una sanción que puede ir desde una llamada de atención verbal, un apercibimiento escrito, una suspensión o incluso el despido. El objetivo de las sanciones es corregir aquellas conductas inapropiadas, que afectan a la empresa y pueden dividir el equipo de trabajo. Las faltas sin sanciones permean la cultura que se desea implementar y pasa por alto los valores de la empresa.

Lenguaje y estilos de comunicación:

Cada organización tiene una forma particular de transmitir información y comunicarse, en muchas empresas se adoptan palabras, frases o dichos como propios, además de utilizar la comunicación no verbal, a través de gestos que en su mayoría todos han de conocer e interpretar alguna instrucción dada de esta forma.

Toda empresa lo quiera o no posee una cultura, quizá no se cuente con todos los componentes mencionados en este artículo pero esta existe porque la conducta humana lleva a generar una cultura o integrarse a una. Es de suma importancia que el liderazgo de la empresa haga énfasis en la cultura que desea que prevalezca en la organización.

¿Cómo lograr tus objetivos profesionales?

Para tomar la dirección y liderar una empresa, es fundamental empezar por los objetivos personales, focalizarse en aquello que se quiere conseguir y que da sentido a nuestra vida. No es fácil, pero debe hacerse énfasis en la gestión del tiempo, cuidar las relaciones con los demás (personales, familiares y profesionales) y sobre todo tomarse un tiempo para reflexionar, leer, estudiar, efectuar actividades físicas, entre otras. Todo esto nos lleva a fijar normas para trazarnos objetivos profesionales.

¿Es importante trazarse objetivos?

Establecer objetivos en nuestra carrera profesional es necesario, porque esto permite definir prioridades, nos hace más proactivos, medir el progreso que se tiene, tener un avance en relación al crecimiento personal, motivación para afrontar desafíos, además de desarrollar la creatividad y elevar el nivel de concentración.

Obtener los resultados que esperamos, definitivamente no es fácil, pero es importante que todos esos planes no se queden sólo en excusas por diferentes situaciones que no han sido favorables para lograrlo.

¿Por qué no conseguimos los objetivos que nos trazamos?

La principal razón es porque no se quiere abandonar una zona de confort, existe un miedo a realizar acciones diferentes. Si las cosas se están haciendo bien, es posible mejorar. Otra causa de no conseguir lo que nos proponemos es el miedo al fracaso, dudar si lo que estamos haciendo está bien o no.

Estas son algunas acciones que se pueden llevar a cabo para alcanzar estos objetivos.

Decisión: Se debe tener claro ¿qué es lo que se quiere lograr? para encaminar las acciones todo lo que pueda acercarnos hacia nuestros objetivos. Teniendo definido eso que queremos es cuestión de ponernos a trabajar y esforzarnos para cumplir con lo que nos hemos propuesto.

Compromiso: Para que esos objetivos se cumplan debemos hacer un compromiso total, con la disposición de sacrificar varias cosas para obtener los resultados que esperamos, se deben fijar las prioridades y evitar aquellos distractores que hagan más distantes nuestros objetivos.

Dedicación: Todo objetivo requiere un trabajo diario, cada avance se logra únicamente si se centran esfuerzos en eso. La disciplina es fundamental, debemos enfocarnos en las actividades que producen resultados positivos y que nos hacen dar pasos hacia el objetivo que en un inicio nos planteamos.

Mejora diaria: Todos los días podemos hacer algo. Por muy pequeño que sea, contribuye a la consecución de nuestros objetivos, y día con día medir nuestro avance para saber a qué escala estamos logrando llegar hacia donde queremos, o bien, si es necesario realizar cambios porque lo que se está haciendo no da los resultados que necesitamos.

Tiempo: Este es la suma de los dos anteriores, las acciones diarias más los avances conseguidos provocan que el objetivo trazado se alcance en el tiempo que hemos establecido para alcanzarlo, o si algo se está haciendo de forma que afecte la consecución de los objetivos.

Reuniones de trabajo efectivas

En cualquier organización es necesario sostener reuniones, tanto con ejecutivos, como con los colaboradores, es importante transmitir a cada uno los objetivos y recibir una retroalimentación de cómo se está desarrollando la operación. Lo que se debe buscar al momento de citar al equipo a reunión es cumplir con varios aspectos para conseguir que  sean efectivas. A continuación queremos hablar sobre algunos puntos vitales para sacar el mayor provecho a cada cita.

Participación de los asistentes.

No debe tratarse de un monólogo por parte de la persona que está a cargo de la reunión, sino que expondrá diferentes puntos de vista con relación a varios temas, de los cuales espera también conocer la opinión de las personas que asisten a dicha reunión. La mejor forma para mejorar procesos o implementar nuevos procedimientos es a través de la comunicación de doble vía.

Desde las personas que tienen a su cargo gestiones administrativas, hasta quienes se encargan del área operativa deben conocer cuáles son los objetivos y dar a conocer qué dificultades se están presentando y hacer una propuesta en la medida que sea posible implementarla para que la operación tenga los resultados que se esperan.

Ser específicas.

Es preciso informar a los asistentes de temas puntuales, no es necesario dar tantas vueltas al asunto, sino explicar de manera clara el motivo de la reunión y qué es lo que se espera para solventar diferentes situaciones o reforzar aquellas que estén dando buenos resultados para que se continúe en la línea. Aunque es difícil que no se toquen otros temas, es importante centrarse en los principales.

Es evidente que para algunas acciones que se deben desarrollar es necesario fijar detalles y dar un reporte de cómo van las cosas. Sin embargo, las reuniones deben realizarse con temas particulares que interesan en un momento específico. Deberá hacerse tiempo para programar otras reuniones donde también se hablará sobre cuestiones determinadas.  

Espaciadas.

Convocar a reuniones de forma frecuente puede producir descenso en el ritmo de trabajo, también que los colaboradores presentes no estén concentrados, además de no permitir observar un progreso positivo o negativo en relación a procesos que se han fijado, debe haber un margen prudencial para evaluar o hacer análisis para luego convocar a una reunión en donde pueda apreciarse lo anterior.

Orientarlas a personas  involucradas.

¿Es conveniente tener una reunión con varias personas aunque no tengan relación con lo que se va a hablar? a decir verdad no. Lo mejor es que en el lugar sólo estén presentes aquellas personas que estén implicadas en actividades específicas, si dentro se encuentran personas  que no conocen el tema o están involucrados en otras actividades no podrán contribuir de la forma que se espera.

No es malo que se tengan reuniones con grupos pequeños, todo lo contrario. Éstas conocen sobre acciones específicas, reciben información que les será importante para cumplir con su labor y son quienes mejor podrán dar una retroalimentación de lo que ocurre con acciones definidas.

Tecnología en la organización

Muchos le ponen mucha importancia y habrá quienes la resten. Sin embargo, el papel que la tecnología juega en una empresa es fundamental ya que debe pensarse en la operación y los recursos que necesita para la correcta ejecución de procesos y brindar el mejor servicio a sus clientes.  Tanto para la empresa como para los clientes es necesario que los procesos se vean agilizados y si para esto es necesario invertir en tecnología debe hacerse.

Aunque debe considerarse la inversión, es preciso analizar que va más allá de equipo de última generación, o el servicio de banda ancha más rápido. Las personas que se encarguen de la inversión de  implementación de tecnología deben ser conscientes que se invertirá por necesidad de la empresa y no porque se quiera presumir equipo de última tecnología del que no se saque el mejor partido por tratarse de equipo o software muy avanzado.

¿En qué invertir?

No existe una guía como tal que lo indique. El análisis debe hacerse de manera interna, de esta forma se va a determinar. Son las necesidades de la empresa las que se buscan cubrir para que cada procedimiento que anteriormente se hacía manual, si existe forma de acelerarlo a través del uso de equipo y tecnología, se efectúe de esta manera. Lo que se debe buscar es que complemente la labor de los colaboradores y a través de su utilización se obtenga la satisfacción de los clientes.

Habrá empresas a las que les resulte viable invertir en GPS, otras en Big Data, Apps o software de CRM. Al final, no debe efectuarse una inversión que pueda resultar una pérdida, debe pensarse si realmente es necesaria la implementación.

La tecnología tiene que contribuir a la eficiencia de la operación que desarrolla la empresa, lo que antes podía tardar días, podría llevarse a cabo horas, lo cual generará mayor productividad y que los clientes se sientan mejor en relación a la atención que reciben y efectúen gestiones más rápido. La reducción del tiempo de operación ahorra gastos fijos.

Gestión del tiempo en el trabajo y estudios

La formación académica de los altos ejecutivos cada día cobra más relevancia, por lo cual es necesario combinar ambas actividades. Pero no todos logran hacer que esta mezcla funcione, no hay secretos ni trucos sino algunos lineamientos que pueden seguirse para que sea viable fusionar lo laboral con los estudios. Hablemos sobre algunos aspectos que deben considerarse para una gestión adecuada de tiempo.

Establece horarios entre una y otra:

No será tarea fácil, pero es necesario dedicarse a una u otra actividad. Es importante mantener un alto nivel de productividad en ambas. Jerarquiza las tareas que tienes para desarrollar, y con base a esto podrás encontrar horarios en los que puedes dedicar un espacio dentro de tus actividades laborales, a tus actividades académicas sin afectar tu rendimiento.

Informa a quienes interese que estás estudiando:

Hazle saber a compañeros de trabajo que empleas cierto tiempo para estudiar, y que en esos momentos necesitas concentrarte en eso. Por ahora no podrás atender alguna situación que requiera de tu atención en ese instante, querer gestionar ambas situaciones en al mismo tiempo sólo va a generarte estrés, y tu atención no estará en una ni otra, dedica el tiempo necesario tanto a tus tareas en el trabajo como a las que debes realizar cuando estás estudiando.

Forma un grupo de trabajo multidisciplinario.

Lo ideal es buscar personas con habilidades y fortalezas que se complementen. La razón para hacerlo de esta manera es sencilla, se podrán superar las dificultades que se presenten en diferentes áreas que deben cubrirse para la ejecución de un proyecto. No es malo que no todos puedan controlar diversos temas de la misma forma, esto también hará que el trabajo sea distribuido de mejor manera y no sea una carga en horas de trabajo.

En momentos específicos, ciertas actividades tienen prioridad, no significa que una sea más importante que la otra, sino que debe hacerse un balance en el factor tiempo para que puedan desarrollarse estas. No es sencillo, pero con mucho empeño y dedicación es posible conseguirlo. Gestionar el tiempo de la mejor manera no diferirá entre estas actividades, todo lo contrario, permitirá que ambas puedan desarrollarse de la mejor forma.

Cualidades fundamentales de un buen líder

Un líder es aquel que logra aquello que se propone, y que es capaz de contagiar a un equipo para que estos contribuyan a llegar al objetivo. Para lograr serlo es necesario pasar por un proceso de aprendizaje que permita identificar las habilidades y cualidades que hay que aprender o reforzar durante este proceso. no precisamente se trata de ocupar un puesto de responsabilidad. Las actitudes como tal producen liderazgo. Estas son algunas de las cualidades que un buen líder debe poseer:

Resolución de conflictos

Día con día, el líder se encontrará con situaciones en las que debe intervenir. Por lo que es necesario tener la capacidad de análisis y toma de decisiones para solventar cualquier incidente que ocurra dentro de la empresa y esté a su alcance facilitar una pronta solución. No es cuestión de dar una simple opción, sino buscar la mejor solución que realmente logre con eficiencia brindar un desenlace favorable.

Capacidad de entendimiento

Para dar solución a algún conflicto es primordial entender lo que está pasando, no es fácil dar respuestas o atender situaciones no favorables si no se tiene el conocimiento de lo que está ocurriendo alrededor. Esta capacidad permite intuir, más que ver, observar y tener una amplia visión de diferentes escenarios y cuál es la respuesta para una situación específica que se origine dentro de la empresa.

Comunicación

Todo buen líder interactúa con su equipo de trabajo, tanto por estar al pendiente de su equipo como de la situación actual de las tareas que son designadas. La comunicación juega un papel importante en el liderazgo, pues es quien se encarga de dar instrucciones, las cuales deben ser claras y específicas. También al mantenerse en constante comunicación con su equipo, provoca que cada miembro tenga la confianza y expresarse.  

Inteligencia Emocional

Todos los días puede enfrentarse a situaciones de crisis, comentarios o críticas negativas. El buen líder debe tener control de sí mismo y no perder la cabeza ante cualquier situación que pudiera provocar sacarlo de sus casillas. No es que algunos acontecimientos no vayan a afectar, pero si es necesario poner la mejor cara y afrontarlos con carácter, decisión y sobre todo con madurez.

Proactividad

En el mundo empresarial todo es muy cambiante y el líder como buen previsor debe ir un paso adelante, tener iniciativa y hacer propuestas que inviten a la innovación. Las cosas dentro de una empresa podrán marchar bien, pero implementar nuevas acciones puede mejorarlas, Después de todo lo que debe buscarse en cualquier empresa es que los procesos y la gestión mejoren.

Cada persona tiene estas capacidades en distinta medida, un perfil y una personalidad diferente. Para llegar a ser un gran líder es necesario enfocarnos en las cualidades que si no se tienen, se deben aprender para conseguirlas, siempre esforzándose por ser cada día mejor.

Ambiente de trabajo saludable

El deseo de cualquier persona es estar en un lugar de trabajo donde las relaciones interpersonales se construyen de la mejor forma. Además de que los colaboradores así lo deseen, también los directivos y gerentes esperan que se tenga un ambiente laboral saludable con la finalidad de tener mayor productividad y se facilite el alcance de objetivos.  Para que se cumpla existen varios factores que se mencionan a continuación:

Promover el respeto entre los miembros:

Es importante que entre los colaboradores exista un alto grado de respeto, para conseguirlo es necesario implementarlo como parte de la cultura organizacional, ser respetuoso no significa dejar de conversar con los demás, sino demostrar un trato cordial hacia los compañeros y personas que se relacionan entre sí. Desde un saludo, hasta evitar llamarlos por un sobrenombre o apodo.

Dejar fuera el chisme y habladurías:

Bajo ningún término es sano hablar mal de las personas, la crítica destructiva no contribuye a mejorar el ambiente de trabajo. No se pretende que todos se lleven bien, pero tampoco atacar con habladurías o decir cualquier cosa que esté fuera de lugar de otros colaboradores. Al incurrir este tipo de acciones sólo se está provocando división y un ambiente de tensión, además de dificultar varios procesos que afectan directamente a la empresa.

Permitir la crítica constructiva:

Muchas veces, a título personal nadie dirá que hay cosas que no está haciendo bien, para lo que se requiere que otras personas se lo hagan ver. No es cuestión de destrozar a esa persona con palabras negativas, sino indicarle que varias de las cosas que está haciendo tienen puntos de oportunidad , una crítica constructiva en lugar de desanimar, tiene el poder de motivar y mejorar el rendimiento de los colaboradores.

Establecer buena comunicación entre los miembros:

No sólo en el trabajo, en cualquier situación en donde se involucra la participación de las personas es prioridad la buena comunicación. La transmisión del mensaje sea el caso cual sea, debe llegar clarísimo, en áreas determinadas debe conocerse la información en un 100% para que esto no dé lugar a complicaciones o realizar alguna actividad de una manera que no es la apropiada.

Trabajar en equipo:

Trabajar de forma aislada, está comprobado que no produce los mejores resultados, también denota individualismo. El trabajo en equipo fortalece el compañerismo, a cada colaborador por individual le hace sentir que tanto lo que hace como en lo que puede apoyar es importante, cuando todo el equipo está comprometido las metas se cumplen y se realiza un trabajo con excelencia.

Es de saber que no se tendrá al 100% un ambiente como el que se planea o espera de la noche a la mañana, sin embargo hay que hacer el esfuerzo para que día con día este mejore, representa tranquilidad para los colaboradores, un lugar agradable y para la empresa es conveniente este ambiente porque los resultados que obtendrá con base a la conducta de sus colaboradores pueden ser muy buenos.