Reuniones de trabajo efectivas

En cualquier organización es necesario sostener reuniones, tanto con ejecutivos, como con los colaboradores, es importante transmitir a cada uno los objetivos y recibir una retroalimentación de cómo se está desarrollando la operación. Lo que se debe buscar al momento de citar al equipo a reunión es cumplir con varios aspectos para conseguir que  sean efectivas. A continuación queremos hablar sobre algunos puntos vitales para sacar el mayor provecho a cada cita.

Participación de los asistentes.

No debe tratarse de un monólogo por parte de la persona que está a cargo de la reunión, sino que expondrá diferentes puntos de vista con relación a varios temas, de los cuales espera también conocer la opinión de las personas que asisten a dicha reunión. La mejor forma para mejorar procesos o implementar nuevos procedimientos es a través de la comunicación de doble vía.

Desde las personas que tienen a su cargo gestiones administrativas, hasta quienes se encargan del área operativa deben conocer cuáles son los objetivos y dar a conocer qué dificultades se están presentando y hacer una propuesta en la medida que sea posible implementarla para que la operación tenga los resultados que se esperan.

Ser específicas.

Es preciso informar a los asistentes de temas puntuales, no es necesario dar tantas vueltas al asunto, sino explicar de manera clara el motivo de la reunión y qué es lo que se espera para solventar diferentes situaciones o reforzar aquellas que estén dando buenos resultados para que se continúe en la línea. Aunque es difícil que no se toquen otros temas, es importante centrarse en los principales.

Es evidente que para algunas acciones que se deben desarrollar es necesario fijar detalles y dar un reporte de cómo van las cosas. Sin embargo, las reuniones deben realizarse con temas particulares que interesan en un momento específico. Deberá hacerse tiempo para programar otras reuniones donde también se hablará sobre cuestiones determinadas.  

Espaciadas.

Convocar a reuniones de forma frecuente puede producir descenso en el ritmo de trabajo, también que los colaboradores presentes no estén concentrados, además de no permitir observar un progreso positivo o negativo en relación a procesos que se han fijado, debe haber un margen prudencial para evaluar o hacer análisis para luego convocar a una reunión en donde pueda apreciarse lo anterior.

Orientarlas a personas  involucradas.

¿Es conveniente tener una reunión con varias personas aunque no tengan relación con lo que se va a hablar? a decir verdad no. Lo mejor es que en el lugar sólo estén presentes aquellas personas que estén implicadas en actividades específicas, si dentro se encuentran personas  que no conocen el tema o están involucrados en otras actividades no podrán contribuir de la forma que se espera.

No es malo que se tengan reuniones con grupos pequeños, todo lo contrario. Éstas conocen sobre acciones específicas, reciben información que les será importante para cumplir con su labor y son quienes mejor podrán dar una retroalimentación de lo que ocurre con acciones definidas.

Tecnología en la organización

Muchos le ponen mucha importancia y habrá quienes la resten. Sin embargo, el papel que la tecnología juega en una empresa es fundamental ya que debe pensarse en la operación y los recursos que necesita para la correcta ejecución de procesos y brindar el mejor servicio a sus clientes.  Tanto para la empresa como para los clientes es necesario que los procesos se vean agilizados y si para esto es necesario invertir en tecnología debe hacerse.

Aunque debe considerarse la inversión, es preciso analizar que va más allá de equipo de última generación, o el servicio de banda ancha más rápido. Las personas que se encarguen de la inversión de  implementación de tecnología deben ser conscientes que se invertirá por necesidad de la empresa y no porque se quiera presumir equipo de última tecnología del que no se saque el mejor partido por tratarse de equipo o software muy avanzado.

¿En qué invertir?

No existe una guía como tal que lo indique. El análisis debe hacerse de manera interna, de esta forma se va a determinar. Son las necesidades de la empresa las que se buscan cubrir para que cada procedimiento que anteriormente se hacía manual, si existe forma de acelerarlo a través del uso de equipo y tecnología, se efectúe de esta manera. Lo que se debe buscar es que complemente la labor de los colaboradores y a través de su utilización se obtenga la satisfacción de los clientes.

Habrá empresas a las que les resulte viable invertir en GPS, otras en Big Data, Apps o software de CRM. Al final, no debe efectuarse una inversión que pueda resultar una pérdida, debe pensarse si realmente es necesaria la implementación.

La tecnología tiene que contribuir a la eficiencia de la operación que desarrolla la empresa, lo que antes podía tardar días, podría llevarse a cabo horas, lo cual generará mayor productividad y que los clientes se sientan mejor en relación a la atención que reciben y efectúen gestiones más rápido. La reducción del tiempo de operación ahorra gastos fijos.