Las reuniones en el trabajo entre miembros de la empresa pueden ser muy productivas o resultar una pérdida de tiempo. Esto depende de la organización y el nivel de motivación de los asistentes. Convocar a determinados equipos para discutir diferentes aspectos es necesario para mantener a flote la operación y sacar lo mejor de cada uno de los colaboradores. Si eres quien preside la reunión, los siguientes consejos te serán de gran utilidad y conseguir que esta sea exitosa.
Plantea metas concretas.
La principal razón de convocar a una reunión es discutir decisiones a tomar para decidir cuáles son los pasos que deben darse según el tema expuesto. Expresa tu opinión respecto a los temas que ya evaluaste y pon en la mesa la necesidad de implementar procedimientos que ayuden a potenciar la estrategia, no debe ser un monólogo, después de explicar ciertos puntos es vital la participación de los asistentes para alcanzar un fin común y tomar la mejor decisión.
Planifica una agenda.
Define cada punto a tratar para asegurarte que todo lo que se diga en la reunión sea comprendido para que posteriormente las acciones estén enfocadas a los objetivos. Ordena cada tema de forma cronológica. Ordenar por prioridades cada uno de los puntos a tratar es clave para cumplir con cada uno de los objetivos presentados.
Define el tiempo.
Para captar la atención de los presentes es necesario que la reunión no sea extensa, parte de organizar una agenda implica definir tiempos para tratar cada tema. Lo conveniente es que una reunión no dure más de una hora, si el tiempo es mayor, es posible que las personas convocadas se distraigan, o se desesperen ya que tienen tareas diarias que atender, lo cual hace que que la reunión no cumpla con su propósito, pues se espera que ésta sea lo más productiva posible.
Alista el material con antelación.
La presentación, o recursos a utilizar deben estar listos al menos un día antes de la fecha pautada para realizar la reunión, repasa esta información con el fin de brindar datos precisos y si se debe corregir algún aspecto que se realice sin atrasas evitando así surjan imprevistos previo a reunirte con las personas convocadas. Todos los aspectos antes mencionados son importantes, pero este es uno al que hay que prestar mucha atención.
Convoca con antelación.
Tomando en cuenta que las personas que se requieren en una reunión tienen otras ocupaciones y posiblemente otras reuniones, para no pasarla por alto es conveniente que la convocatoria se haga con un margen de siete días antes. Esto hace que las personas ya tengan ideas en mente y sea más fácil buscar una solución a los problemas planteados. Además de enviar un recordatorio tres días después de enviar la convocatoria y un día antes de efectuarse la reunión.
Delega la minuta
Es viable nombrar un encargado de la minuta, que vaya tomando apuntes sobre los puntos tratados y los acuerdos a los que se han llegado para dar solución a los planteamientos. Quien organiza la reunión puede revisar la minuta mientras se desarrolla la reunión para cerciorarse que se tocaron los aspectos previstos y no quede ninguno sin exponerse.
Entrega información antes de la reunión.
Es conveniente que cada uno de los asistentes cuente con soporte físico o digital, relacionado a la reunión. Como plazo mínimo debe estimarse un día o dos para la entrega de esta documentación.
Elabora un informe y presenta resultados.
Al finalizar la reunión, todos los presentes deben conocer las conclusiones a las que se han llegado, los procedimientos a realizar y quiénes son los responsables de actividades específicas, además de hacerlo de manera verbal es conveniente entregar un documento en el que esté plasmada esta información, de manera escrita y digital.
En teoría la organización de reuniones de trabajo debe ser algo normal, sin embargo no organizarla de la forma correcta puede provocar que al final no se obtengan los resultados que se buscan, y esto puede significar dificultades que pueden evitarse con una planeación adecuada.
