Tips para dirigir una reunión de trabajo

Las reuniones en el trabajo entre miembros de la empresa pueden ser muy productivas o resultar una pérdida de tiempo. Esto depende de la organización y el nivel de motivación de los asistentes. Convocar a determinados equipos para discutir diferentes aspectos es necesario para mantener a flote la operación y sacar lo mejor de cada uno de los colaboradores. Si eres quien preside la reunión, los siguientes consejos te serán de gran utilidad y conseguir que esta sea exitosa.

Plantea metas concretas.

La principal razón de convocar a una reunión es discutir decisiones a tomar para decidir cuáles son los pasos que deben darse según el tema expuesto. Expresa tu opinión respecto a los temas que ya evaluaste y pon en la mesa la necesidad de implementar procedimientos que ayuden a potenciar la estrategia, no debe ser un monólogo, después de explicar ciertos puntos es vital la participación de los asistentes para alcanzar un fin común y tomar la mejor decisión.

Planifica una agenda.

Define cada punto a tratar para asegurarte que todo lo que se diga en la reunión sea comprendido para que posteriormente las acciones estén enfocadas a los objetivos. Ordena cada tema de forma cronológica. Ordenar por prioridades cada uno de los puntos a tratar es clave para cumplir con cada uno de los objetivos presentados.

Define el tiempo.

Para captar la atención de los presentes es necesario que la reunión no sea extensa, parte de organizar una agenda implica definir tiempos para tratar cada tema. Lo conveniente es que una reunión no dure más de una hora, si el tiempo es mayor, es posible que las personas convocadas se distraigan, o se desesperen ya que tienen tareas diarias que atender, lo cual hace que que la reunión no cumpla con su propósito, pues se espera que ésta sea lo más productiva posible.

Alista el material con antelación.

La presentación, o recursos a utilizar deben estar listos al menos un día antes de la fecha pautada para realizar la reunión, repasa esta información con el fin de brindar datos precisos y si se debe corregir algún aspecto que se realice sin atrasas evitando así surjan imprevistos previo a reunirte con las personas convocadas. Todos los aspectos antes mencionados son importantes, pero este es uno al que hay que prestar mucha atención.

Convoca con antelación.

Tomando en cuenta que las personas que se requieren en una reunión tienen otras ocupaciones y posiblemente otras reuniones, para no pasarla por alto es conveniente que la convocatoria se haga con un margen de siete días antes. Esto hace que las personas ya tengan ideas en mente y sea más fácil buscar una solución a los problemas planteados. Además de enviar un recordatorio tres días después de enviar la convocatoria y un día antes de efectuarse la reunión.

Delega la minuta

Es viable nombrar un encargado de la minuta, que vaya tomando apuntes sobre los puntos tratados y los acuerdos a los que se han llegado para dar solución a los planteamientos. Quien organiza la reunión puede revisar la minuta mientras se desarrolla la reunión para cerciorarse que se tocaron los aspectos previstos y no quede ninguno sin exponerse.

Entrega información antes de la reunión.

Es conveniente que cada uno de los asistentes cuente con soporte físico o digital, relacionado a la reunión. Como plazo mínimo debe estimarse un día o dos para la entrega de esta documentación.

Elabora un informe y presenta resultados.

Al finalizar la reunión, todos los presentes deben conocer las conclusiones a las que se han llegado, los procedimientos a realizar y quiénes son los responsables de actividades específicas, además de hacerlo de manera verbal es conveniente entregar un documento en el que esté plasmada esta información, de manera escrita y digital.

En teoría la organización de reuniones de trabajo debe ser algo normal, sin embargo no organizarla de la forma correcta puede provocar que al final no se obtengan los resultados que se buscan, y esto puede significar dificultades que pueden evitarse con una planeación adecuada.

Beneficios de estudiar en el extranjero

Para muchos representa un sueño, a su vez también brinda una experiencia única, pues implica conocer nuevas costumbres, tratar con gente diferente y regirte a distintos hábitos. Además, si en ese país hablan un idioma distinto al propio, es posible que la persona que estudiará en el extranjero tenga que aprender o perfeccionarlo.  A todo lo anterior también se le suma, la oportunidad de obtener un trabajo o continuar con una especialización. Hoy queremos hablar sobre varios aspectos que pueden ayudar para tomar esta decisión.

Conocer otras culturas:

La cultura de un país no está basada solamente en la música o comida, sino por la forma de pensar y actuar de sus pobladores. Si decides estudiar por varios meses o años en el extranjero vas a interactuar con estas personas y verdaderamente conocerás y entenderás su forma de pensar y actuar. Además de esto, es seguro que hará que expandas tu círculo de amigos.   

Adaptabilidad:

En una empresa no eliges con quien trabajar, lo mismo ocurre al estudiar en el extranjero. Convivirás con personas muy diferentes a ti, tanto profesores como compañeros, fueron criados de una forma diferente. Es cierto que unas personas se adaptan mejor que otras, esta es una competencia que interesa mucho a las empresas, personas que fácilmente se adapten a los cambios.

Continuar con una especialidad:

El sueño no termina ahí, habiendo cursado una carrera universitaria en el extranjero, existe la posibilidad de continuar con un postgrado en la misma universidad o bien en el mismo país. Al tener la acreditación en el lugar donde estudiaste habrá que realizar menos trámites y podrás elegir entre diversas opciones que posiblemente en tu país de origen aún no están disponibles.

Idiomas:

No sólo te permitirá enriquecer tus conocimientos, sabiendo que en la actualidad muchas empresas buscan que sus colaboradores puedan interactuar con personas que dominen idiomas específicos, cada vez son mayores los casos en los que se requiere que las personas que laboran en una determinada organización dominen al menos dos o tres idiomas. Quizá si tienes conocimiento básico de ese idioma, es la oportunidad de perfeccionarlo.

Mejor gestión del tiempo:

Estudiar en el extranjero no resulta fácil, necesitas organizar tu tiempo, para trabajos en grupo, lecturas, investigaciones, entre otras. Seguramente también querrás viajar y conocer muchos lugares del país donde te encuentras, por lo cual tendrás que buscar ser organizado y cumplir con aquello que la carrera demande . Tomando en cuenta también que el esfuerzo económico es mayor.

Estudiar en el extranjero te cambia muchas ideas y conceptos. Te da una perspectiva diferente y más amplia. Si tienes la oportunidad, toma el reto.

¿Qué componentes tiene la cultura organizacional?

Básicamente al hablar sobre cultura organizacional se hace referencia al conjunto de actitudes, experiencias, creencias y valores que se practican en el entorno laboral. Hoy queremos enlistar una serie de los componentes principales y explicar a qué corresponde cada uno de éstos.

Valores:

Son los principios y fundamentos que determinan la conducta de los colaboradores de una empresa, la cual se basa en aspectos como: el trato entre miembros del equipo, modelos de atención al cliente, procedimientos con proveedores. Es un estilo de vida que la empresa adopta con la cual deben identificarse los colaboradores y con el que la empresa quiere mostrarse ante sus clientes.

Visión:

Aquí se define el rumbo al cual se quiere perfilar la empresa a largo plazo, la cual debe materializarse a través de acciones específicas. Deben considerarse aspectos como las nuevas tecnologías, las necesidades, superar las expectativas y condiciones de cambio que se dan en el mercado, sin importar el giro del negocio. Dicho de otra forma la visión define la situación futura de la empresa, hacia dónde quiere llegar.

Misión:

Esta es la razón de existencia de la empresa, el propósito por el cual se ha creado, define aspectos como, qué pretende cumplir en el entorno donde actúa, qué pretende hacer y para quién lo va a hacer. Es la actividad principal de la empresa, su papel en el mercado donde opera, se completa esta definición con la ventaja de competitividad y al público al cuál se dirige.

Código de conducta:

Normas:

Cada empresa establece una serie de normas sobre el comportamiento, acciones que pueden realizarse y otras que deben evitarse, lo que se busca es mantener un estándar para factores como trato, atención al cliente, vestimenta, seguridad dentro del edificio, entrega y recepción de documentos, entre otras. Se crean con el fin de prevenir inconvenientes y garantizar estabilidad y seguridad para la empresa y colaboradores.

Sanciones:

Como resultado del incumplimiento de una norma, debe existir una sanción que puede ir desde una llamada de atención verbal, un apercibimiento escrito, una suspensión o incluso el despido. El objetivo de las sanciones es corregir aquellas conductas inapropiadas, que afectan a la empresa y pueden dividir el equipo de trabajo. Las faltas sin sanciones permean la cultura que se desea implementar y pasa por alto los valores de la empresa.

Lenguaje y estilos de comunicación:

Cada organización tiene una forma particular de transmitir información y comunicarse, en muchas empresas se adoptan palabras, frases o dichos como propios, además de utilizar la comunicación no verbal, a través de gestos que en su mayoría todos han de conocer e interpretar alguna instrucción dada de esta forma.

Toda empresa lo quiera o no posee una cultura, quizá no se cuente con todos los componentes mencionados en este artículo pero esta existe porque la conducta humana lleva a generar una cultura o integrarse a una. Es de suma importancia que el liderazgo de la empresa haga énfasis en la cultura que desea que prevalezca en la organización.

¿Cómo lograr tus objetivos profesionales?

Para tomar la dirección y liderar una empresa, es fundamental empezar por los objetivos personales, focalizarse en aquello que se quiere conseguir y que da sentido a nuestra vida. No es fácil, pero debe hacerse énfasis en la gestión del tiempo, cuidar las relaciones con los demás (personales, familiares y profesionales) y sobre todo tomarse un tiempo para reflexionar, leer, estudiar, efectuar actividades físicas, entre otras. Todo esto nos lleva a fijar normas para trazarnos objetivos profesionales.

¿Es importante trazarse objetivos?

Establecer objetivos en nuestra carrera profesional es necesario, porque esto permite definir prioridades, nos hace más proactivos, medir el progreso que se tiene, tener un avance en relación al crecimiento personal, motivación para afrontar desafíos, además de desarrollar la creatividad y elevar el nivel de concentración.

Obtener los resultados que esperamos, definitivamente no es fácil, pero es importante que todos esos planes no se queden sólo en excusas por diferentes situaciones que no han sido favorables para lograrlo.

¿Por qué no conseguimos los objetivos que nos trazamos?

La principal razón es porque no se quiere abandonar una zona de confort, existe un miedo a realizar acciones diferentes. Si las cosas se están haciendo bien, es posible mejorar. Otra causa de no conseguir lo que nos proponemos es el miedo al fracaso, dudar si lo que estamos haciendo está bien o no.

Estas son algunas acciones que se pueden llevar a cabo para alcanzar estos objetivos.

Decisión: Se debe tener claro ¿qué es lo que se quiere lograr? para encaminar las acciones todo lo que pueda acercarnos hacia nuestros objetivos. Teniendo definido eso que queremos es cuestión de ponernos a trabajar y esforzarnos para cumplir con lo que nos hemos propuesto.

Compromiso: Para que esos objetivos se cumplan debemos hacer un compromiso total, con la disposición de sacrificar varias cosas para obtener los resultados que esperamos, se deben fijar las prioridades y evitar aquellos distractores que hagan más distantes nuestros objetivos.

Dedicación: Todo objetivo requiere un trabajo diario, cada avance se logra únicamente si se centran esfuerzos en eso. La disciplina es fundamental, debemos enfocarnos en las actividades que producen resultados positivos y que nos hacen dar pasos hacia el objetivo que en un inicio nos planteamos.

Mejora diaria: Todos los días podemos hacer algo. Por muy pequeño que sea, contribuye a la consecución de nuestros objetivos, y día con día medir nuestro avance para saber a qué escala estamos logrando llegar hacia donde queremos, o bien, si es necesario realizar cambios porque lo que se está haciendo no da los resultados que necesitamos.

Tiempo: Este es la suma de los dos anteriores, las acciones diarias más los avances conseguidos provocan que el objetivo trazado se alcance en el tiempo que hemos establecido para alcanzarlo, o si algo se está haciendo de forma que afecte la consecución de los objetivos.

Reuniones de trabajo efectivas

En cualquier organización es necesario sostener reuniones, tanto con ejecutivos, como con los colaboradores, es importante transmitir a cada uno los objetivos y recibir una retroalimentación de cómo se está desarrollando la operación. Lo que se debe buscar al momento de citar al equipo a reunión es cumplir con varios aspectos para conseguir que  sean efectivas. A continuación queremos hablar sobre algunos puntos vitales para sacar el mayor provecho a cada cita.

Participación de los asistentes.

No debe tratarse de un monólogo por parte de la persona que está a cargo de la reunión, sino que expondrá diferentes puntos de vista con relación a varios temas, de los cuales espera también conocer la opinión de las personas que asisten a dicha reunión. La mejor forma para mejorar procesos o implementar nuevos procedimientos es a través de la comunicación de doble vía.

Desde las personas que tienen a su cargo gestiones administrativas, hasta quienes se encargan del área operativa deben conocer cuáles son los objetivos y dar a conocer qué dificultades se están presentando y hacer una propuesta en la medida que sea posible implementarla para que la operación tenga los resultados que se esperan.

Ser específicas.

Es preciso informar a los asistentes de temas puntuales, no es necesario dar tantas vueltas al asunto, sino explicar de manera clara el motivo de la reunión y qué es lo que se espera para solventar diferentes situaciones o reforzar aquellas que estén dando buenos resultados para que se continúe en la línea. Aunque es difícil que no se toquen otros temas, es importante centrarse en los principales.

Es evidente que para algunas acciones que se deben desarrollar es necesario fijar detalles y dar un reporte de cómo van las cosas. Sin embargo, las reuniones deben realizarse con temas particulares que interesan en un momento específico. Deberá hacerse tiempo para programar otras reuniones donde también se hablará sobre cuestiones determinadas.  

Espaciadas.

Convocar a reuniones de forma frecuente puede producir descenso en el ritmo de trabajo, también que los colaboradores presentes no estén concentrados, además de no permitir observar un progreso positivo o negativo en relación a procesos que se han fijado, debe haber un margen prudencial para evaluar o hacer análisis para luego convocar a una reunión en donde pueda apreciarse lo anterior.

Orientarlas a personas  involucradas.

¿Es conveniente tener una reunión con varias personas aunque no tengan relación con lo que se va a hablar? a decir verdad no. Lo mejor es que en el lugar sólo estén presentes aquellas personas que estén implicadas en actividades específicas, si dentro se encuentran personas  que no conocen el tema o están involucrados en otras actividades no podrán contribuir de la forma que se espera.

No es malo que se tengan reuniones con grupos pequeños, todo lo contrario. Éstas conocen sobre acciones específicas, reciben información que les será importante para cumplir con su labor y son quienes mejor podrán dar una retroalimentación de lo que ocurre con acciones definidas.

Tecnología en la organización

Muchos le ponen mucha importancia y habrá quienes la resten. Sin embargo, el papel que la tecnología juega en una empresa es fundamental ya que debe pensarse en la operación y los recursos que necesita para la correcta ejecución de procesos y brindar el mejor servicio a sus clientes.  Tanto para la empresa como para los clientes es necesario que los procesos se vean agilizados y si para esto es necesario invertir en tecnología debe hacerse.

Aunque debe considerarse la inversión, es preciso analizar que va más allá de equipo de última generación, o el servicio de banda ancha más rápido. Las personas que se encarguen de la inversión de  implementación de tecnología deben ser conscientes que se invertirá por necesidad de la empresa y no porque se quiera presumir equipo de última tecnología del que no se saque el mejor partido por tratarse de equipo o software muy avanzado.

¿En qué invertir?

No existe una guía como tal que lo indique. El análisis debe hacerse de manera interna, de esta forma se va a determinar. Son las necesidades de la empresa las que se buscan cubrir para que cada procedimiento que anteriormente se hacía manual, si existe forma de acelerarlo a través del uso de equipo y tecnología, se efectúe de esta manera. Lo que se debe buscar es que complemente la labor de los colaboradores y a través de su utilización se obtenga la satisfacción de los clientes.

Habrá empresas a las que les resulte viable invertir en GPS, otras en Big Data, Apps o software de CRM. Al final, no debe efectuarse una inversión que pueda resultar una pérdida, debe pensarse si realmente es necesaria la implementación.

La tecnología tiene que contribuir a la eficiencia de la operación que desarrolla la empresa, lo que antes podía tardar días, podría llevarse a cabo horas, lo cual generará mayor productividad y que los clientes se sientan mejor en relación a la atención que reciben y efectúen gestiones más rápido. La reducción del tiempo de operación ahorra gastos fijos.

Gestión del tiempo en el trabajo y estudios

La formación académica de los altos ejecutivos cada día cobra más relevancia, por lo cual es necesario combinar ambas actividades. Pero no todos logran hacer que esta mezcla funcione, no hay secretos ni trucos sino algunos lineamientos que pueden seguirse para que sea viable fusionar lo laboral con los estudios. Hablemos sobre algunos aspectos que deben considerarse para una gestión adecuada de tiempo.

Establece horarios entre una y otra:

No será tarea fácil, pero es necesario dedicarse a una u otra actividad. Es importante mantener un alto nivel de productividad en ambas. Jerarquiza las tareas que tienes para desarrollar, y con base a esto podrás encontrar horarios en los que puedes dedicar un espacio dentro de tus actividades laborales, a tus actividades académicas sin afectar tu rendimiento.

Informa a quienes interese que estás estudiando:

Hazle saber a compañeros de trabajo que empleas cierto tiempo para estudiar, y que en esos momentos necesitas concentrarte en eso. Por ahora no podrás atender alguna situación que requiera de tu atención en ese instante, querer gestionar ambas situaciones en al mismo tiempo sólo va a generarte estrés, y tu atención no estará en una ni otra, dedica el tiempo necesario tanto a tus tareas en el trabajo como a las que debes realizar cuando estás estudiando.

Forma un grupo de trabajo multidisciplinario.

Lo ideal es buscar personas con habilidades y fortalezas que se complementen. La razón para hacerlo de esta manera es sencilla, se podrán superar las dificultades que se presenten en diferentes áreas que deben cubrirse para la ejecución de un proyecto. No es malo que no todos puedan controlar diversos temas de la misma forma, esto también hará que el trabajo sea distribuido de mejor manera y no sea una carga en horas de trabajo.

En momentos específicos, ciertas actividades tienen prioridad, no significa que una sea más importante que la otra, sino que debe hacerse un balance en el factor tiempo para que puedan desarrollarse estas. No es sencillo, pero con mucho empeño y dedicación es posible conseguirlo. Gestionar el tiempo de la mejor manera no diferirá entre estas actividades, todo lo contrario, permitirá que ambas puedan desarrollarse de la mejor forma.